مهام وكيل المدرسة

وكيل المدرسة هو الساعد الأيمن لمدير المدرسة ويمكن إجمال مهامه على النحو التالي :

1-            المشاركة في تنفيذ السياسة العامة للمدرسة.

2-            المشاركة في مجلس إدارة المدرسة.

3-            المشاركة في الإشراف على سير العمل بالمدرسة.

4-            توزيع الاختصاصات على العاملين في المدرسة , والمعاونة في الشئون الإدارية والفنية على النحو التالية:

شؤون الموظفين :

1-            تنظيم السجل الخاص بأحوال الموظفين وتعبئة كل الخانات من جميع الموظفين.

2-            المشاركة في إعداد الجدول الدراسي.

3-            توزيع حصص الانتظار  على معلمي المدرسة في حالة غياب أحد المعلمين.

4-            الإشراف على الإحصائيات الشهرية المرسلة إلى ادارة التعليم والمتعلقة بالمعلمين والطلاب.

5-            تنظيم البريد الوارد والصادر من وإلى المدرسة وتسجيله في السجلات الخاصة به وحفظه في الملفات الإدارية المخصصة له مع أخذ تواقيع العاملين على التعاميم المهمة.

6-            الإشراف على أعمال الموظفين الإداريين وتوزيع العمل بين المستخدمين والعمال.

7-            الإشراف على جدول الحصص اليومي والأنشطة والنظافة والنظام العام للمدرسة.

8-            الإشراف على متابعة النشاط غير الصفي داخل المدرسة والإشراف العام للمدرسة.

9-            الإشراف على النواحي المالية لجماعات النشاط المدرسي.

شؤون الطلاب :

1-            حث جميع الطلاب على اداء الصلاة  جماعة بأسلوب مرن يحبب العبادة إلى النفوس.

2-            فحص طلبات الطلاب المستجدين قبل قبولهم بالمدرسة لمعرفة مطابقتها للشروط.

3-            توزيع الطلاب على الصفوف الدراسية مع مراعة الفروق الفردية بينهم وإعداد قوائم بأسماء طلبة كل صف دراسي.

4-            تسجيل الطلاب وتطبيق شروط القيد ( مستجد-مرفع-معيد-منقول )

5-            متابعة مواظبة الطلاب ومعرفة حالات التسرب والانقطاع عن المدرسة.

6-            تحويل الطلاب للوحدة الصحية المدرسية في حالة الضرورة والسماح للبعض بالخروج أثناء اليوم وعند الضرورة فقط.

7-            العمل على إعداد سجل خاص يحتوي على عناوين طلاب المدرسة وأولياء أمورهم وأرقام هواتفهم للرجوع لها عند الحاجة.

8-            التعقيب على الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحالات الغياب اليومية واستدعاء ولي الأمرفي حالة تكرار الغياب بصورة ملفتة للنظر.

9-            المشاركة في استقبال أولياء أمور الطلاب وتعريفهم بمستويات أبنائهم وإحالة بعض الحالات على مدير المدرسة إذا لزم الأمر.

10-      تلقي مشكلات الطلاب.

الشؤون الفنية :

1-            يمكن لمدير المدرسة إنابة وكيله في حضور بعض الحصص مع معلمي المدرسة في مجال تخصصه لمعرفة مستوى الطلاب وطريقة المدرس في الصف وتعامله مع الطلاب , ويقدم تقريرا لمدير المدرسة بشأن ذلك.

2-            ضرورة قيام وكيل بالتدريس في المرحلة الابتدائية.

3-            في حالة غياب مدير المدرسة بعذر شرعي ينوب الوكيل عنه في رئاسة مجلس المعلمين والآباء والقيام بجميع أعماله.

شؤون الاختبارات:

1-            العمل على مشاركة مدير المدرسة في الإعداد لاختبارات الفصل الدراسي الأول والثاني.

2-            متابعة دفاتر أعمال السنة وتطبيق اللوائح والتعليمات المنظمة لذلك.

3-             الإشراف العام مع مدير المدرسة على سير الاختبارات المدرسية.

4-            إعداد الجدول الخاص بالملاحظة اليومية للاختبارات المدرسية.

5-            إدخال جميع الدرجات للاختبارات الشهرية والفصلية في الحاسب الآلي.

6-            الاحتفاظ بكشوف درجات المواد الدراسية وأوراق الإجابة وكراسات النتيجة لكل فصل دراسي.

أعمال ونشاطات وواجبات وكيل المدرسة

الأعمال اليومية:

1-               إدارة المدرسة في حالة تأخر أو غياب المدرسة.

2-                العمل على تنفيذ توجيهات مدير المدرسة.

3-               متابعة دخول المدرسين للحصص وخصوصا بعد الفسحة والصلاة.

4-               تسجيل الطلاب المستجدين و المحولين إلى المدرسة.

5-               الإشراف على انتظام الطلاب في الطابور الصباحي.

6-               الإشراف على دخول الطلاب إلى فصولهم بعد الفسح والصلاة.

7-               متابعة الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحصرهم.

8-               الإطلاع على دفتر دوام الموظفين ومتابعة حضور المدرسين جميعا.

9-               توزيع حصص الانتظار في حالة وجود مدرس متأخر أو غائب بالتنسيق مع المراقبين ..

10-          متابعة الطلاب أثناء الفسح مع المراقبين .

11-          أخذ ومتابعة غياب الطلاب يوميا وتسجيله بسجل الغياب اليومي والشهري مع الاتصال على  أولياء  أمورهم لمعرفة سبب الغياب.

12-          إرسال إشعار غياب لأولياء أمور الطلاب المتغيبين  ووضع سجل خاص بذلك لمن لم يتم الاتصال به .

13-          المرور على الفصول وأفنية المدرسة وممراتها لملاحظة الطلاب الذين هم خارج الفصول أثناء الحصص.

14-          متابعة تنفيذ البرامج الثقافية في الطابور مع مشرف الإذاعة.

15-          إنهاء إجراءات الطلاب المنقولين .

16-          السعي إلى تعميق الروابط بين المعلمين في المدرسة .

17-          متابعة الفصول الدراسية والتأكد من وجود  المعلمين بها أثناء الحصص بالتعاون مع المراقبين.

18-          الإشراف على نظافة المدرسة وحث الطلاب على نظافة فصولهم والاهتمام بمحتويات المدرسة.

19-          متابعة الطلاب من حيث المواظبة اليومية والاستئذان والانصراف من المدرسة.

الأعمال الشهرية:

1-               عقد اجتماع مع عرفاء الفصول لتوضيح مهامهم وعلاج مشاكلهم.

2-               متابعة عرفاء الفصول فيما كلفوا به.

3-               وضع جدول الاختبارات نصف الفصلية مع المرشد الطلابي وبالتشاور مع الطلاب بعد تنسيقهم مع مدرس المادة.

4-               التأكد من كل طالب غير سعودي يحمل إقامة سارية المفعول.

5-               طباعة كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة بالتنسيق مع المشرف التعليمي.

6-               تصوير كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة للطلاب وتوزيعها على المدرسين بالتنسيق مع المنسقين.

7-               تنظيم جميع سجلات المدرسة بالتعاون مع سكرتير المدرسة.

أعمال فصلية أو سنوية:

1-               مشاركة مدير المدرسة في إعداد الخطة العامة للمدرسة.

2-               مشاركة مدير المدرسة في جدول الحصص الأسبوعي.

3-               وضع جدول حصص الانتظار.

4-               توزيع المناوبة اليومية على مدرسي المدرسة بالتعاون مع مسؤول المناوبة.

5-               توزيع الطلاب المحولين على الفصول.

6-               حفظ وترتيب وتنظيم ملفات الطلاب مفهرسة بالتعاون مع شؤون الطلاب.

7-               توزيع الطلاب على الفصول بالشكل الذي يخدم العملية التربوية والتعليمية.

8-               تنظيم كتب المقررات الدراسية داخل المستودع وتهيئتها .

9-               توزيع المقررات الدراسية على الطلاب مع بداية كل فصل دراسي.

10-          حصر المقررات الدراسية داخل المستودع مع بداية كل فصل دراسي.

11-          مخاطبة المدارس المجاورة لتزويد المدرسة بالمقررات الناقصة.

12-          حفظ جميع النماذج المستخدمة في المدرسة  والاستفادة منها عند الحاجة.

13-          إعداد ملف لحفظ قضايا الطلاب.

14-           وضع جدول الاختبار الفصلية والدور الثاني مع المرشد الطلابي.

15-          توزيع الملاحظين والمصححين والمراجعين على اللجان.

16-          توزيع الطلاب على لجان الاختبارات .

17-          حفظ أوراق إجابات الطلاب خلال المدة المقررة.

18-          تهيئة مكان لإعلان نتائج اختبارات نهاية الفصل و العام الدراسي.

19-          حفظ نتائج الاختبارات .

20-          إعداد ملف لحفظ نماذج الأسئلة ونماذج الإجابة للاختبارات.

21-          تعبئة الكراس الإحصائي.

22-          مطالبة الطلاب المتخرجين إحضار صورة شمسية في نهاية العام , مع مطابقة المعلومات من واقع حفيظة الطالب أو الأب . والإقامة سارية المفعول لغير السعوديين.

23-          إعداد ما يلزم للاختبارات.

24-          توزيع أوراق استلام الإجابات على لجان الاختبارات.

25-          إرسال نسخة من نماذج الأسئلة لمركز الإشراف التربوي.

26-          مشاركة مدير المدرسة في الاطمئنان على سير الاختبارات.

27-          إعداد سجل خاص بالطلاب لغير السعوديين.

28-          إعطاء شهادات تعريف للطلاب وخطابات طلب تخفيض الخطوط السعودية.

السجلات المطلوب وكيل المدرسة متابعتها وتنظيمها:

  الملفات المطلوبة من وكيل المرحلة:

1-               ملف التعاميم .

2-               ملفات قضايا الطلاب وتعهداتهم.

3-               ملف التقارير الطبية.

4-               ملف الفواتير.

النماذج:

1-               نموذج تعبئة بيانات الطلاب .

2-               نموذج تعريف طالب.

3-               نموذج تحويل للوحدة الصحية.

4-               نموذج تخفيض الخطوط السعودية.

5-               نموذج تعهد طالب.

6-               نموذج إشعارات ولي الأمر بتكرار غياب طالب.

7-               نموذج تقرير عن سلوك الطلاب.